外国人を雇用する手続とは？｜在留資格の確認から在留資格認定証明書、就労資格証明書、雇用状況の届出まで（使用者側）

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海外に住む外国人や日本の大学に通う留学生を採用することが決まった。雇用契約を結べばすぐに働いてもらえるのか、会社としてどのような手続を行う必要があるのかが分からない。

本記事は、外国人を新たに雇用しようとしており、在留資格の確認から雇入れ後の届出までの手続を確かめたい会社の経営者及び人事担当者の方に向けたものです。高度な専門性を持つ人材について在留資格「高度専門職」を検討している方は、高度人材　ポイント制及び在留資格「高度専門職」の申請方法をご覧ください。

外国人を新たに雇用する場合、会社は、労働契約の締結という労働法上の手続に加えて、その外国人が日本で就労することができる在留資格を有しているか、又は取得できる見込みがあるかを確認し、必要に応じて在留資格の取得又は変更のための手続に協力し、雇入れ後に届出を行うという、出入国管理及び難民認定法（以下「入管法」といいます。）及び労働施策総合推進法に基づく手続を行う必要があります。結論から申し上げますと、外国人の雇用手続は、（1）在留資格の確認と就労の可否の判断、（2）雇用契約の締結、（3）在留資格の取得又は変更の手続への協力、（4）雇入れ後の届出、の4段階で進めます。手続の順序を誤ると、雇用契約を締結したにもかかわらず就労を開始できない、あるいは知らないうちに不法就労助長に当たるという事態が生じます。

本記事では、使用者側の立場から、外国人を雇用する際の手続の流れを、海外に居住する外国人を採用する場合、日本に在留する外国人を採用する場合、留学生を新卒で採用する場合に分けて解説します。雇入れ後の雇用管理については、関連記事「外国人従業員の雇用管理｜在留資格の確認、届出義務及び受入れ企業の責任」を御覧ください。

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第1段階　在留資格の確認と就労の可否の判断

就労が認められる在留資格

在留資格には、活動の制限なく就労できるもの（永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者）、定められた範囲の活動についてのみ就労できるもの（技術・人文知識・国際業務、技能、経営・管理、企業内転勤、介護、特定技能、技能実習、高度専門職等）、及び原則として就労できないもの（留学、家族滞在、短期滞在等。資格外活動許可を受けた範囲でのみ就労可能）があります。採用しようとする職務が、候補者の在留資格で認められる活動の範囲に含まれるかどうかが、就労の可否の判断の出発点です。

採用しようとする職務と在留資格の該当性

日本に在留していない外国人を採用する場合や、現在の在留資格では従事できない職務で採用する場合には、採用しようとする職務がいずれかの在留資格に該当し、候補者がその在留資格の要件（学歴、実務経験、技能試験の合格等）を満たすかどうかを、採用の決定に先立って確認します。専門的な業務であれば「技術・人文知識・国際業務」、特定の産業分野の技能を要する業務であれば「特定技能」が主な選択肢となります。「技術・人文知識・国際業務」の要件については、関連記事「在留資格「技術・人文知識・国際業務」の範囲と資格外活動」を御覧ください。該当する在留資格がない職務（専門性を要しない業務）については、活動の制限のない在留資格を有する者又は特定技能の対象分野に該当する場合を除き、外国人を雇用することはできません。

確認の方法と記録

日本に在留する候補者については、在留カードの原本の提示を受け、在留資格、在留期間、就労制限の有無及び資格外活動許可の有無を確認し、写しを保存します。候補者の学歴及び実務経験は、卒業証明書、成績証明書、在職証明書等により確認します。これらの資料は、在留資格の申請においても必要となります。

第2段階　雇用契約の締結

在留資格の取得を条件とする契約

在留資格の取得又は変更が必要な候補者との間では、在留資格の許可が得られることを条件として雇用契約を締結することが一般的です。在留資格の申請には雇用契約書又は内定通知書の提出が必要となるため、契約の締結が申請に先行しますが、契約書に「本契約は、在留資格の許可が得られ、就労が可能となった日から効力を生ずる」旨の条件を明記し、許可が得られなかった場合の取扱い（契約の失効、それまでに支出した費用の負担等）を定めておきます。許可が得られる前に就労を開始させることはできません。

労働条件の明示

賃金、労働時間、休日、契約期間、就業場所及び業務の内容とそれらの変更の範囲等の労働条件は、労働基準法第15条及び労働基準法施行規則第5条に基づき書面で明示し、本人が理解できる言語又は平易な日本語による訳文を添付します。報酬は、在留資格の要件として、日本人が従事する場合と同等額以上であることが必要です。業務の内容は、在留資格の範囲内の業務であることが分かるよう具体的に記載します。

第3段階　在留資格の取得又は変更の手続

海外に居住する外国人を採用する場合（在留資格認定証明書交付申請）

海外に居住する外国人を採用して日本に呼び寄せる場合には、会社（受入れ機関）が代理人となって、地方出入国在留管理局に在留資格認定証明書の交付を申請します（入管法第7条の2）。申請には、申請書、本人の写真、雇用契約書の写し、本人の学歴又は実務経験を証明する資料、会社の登記事項証明書、決算書、会社の概要を示す資料、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し等を提出します。必要書類は会社の規模（カテゴリー）によって異なります。交付された在留資格認定証明書を本人に送付し、本人が在外公館で査証（ビザ）の発給を受けて入国し、上陸許可を受けることにより在留資格が付与されます。審査には通常1か月から3か月程度を要します。なお、令和5年3月以降、在留資格認定証明書は電子メールでの受領も可能となっています。

日本に在留する外国人を採用する場合

現在の在留資格の範囲内の職務で採用する場合（例えば、他社で「技術・人文知識・国際業務」により就労していた者を同種の職務で採用する場合）には、在留資格の変更は不要です。ただし、本人は転職後14日以内に契約機関に関する届出（入管法第19条の16）を行う必要があります。また、新たな職務が現在の在留資格の範囲内であるかどうかに疑義がある場合や、次回の在留期間更新の審査に備える場合には、就労資格証明書の交付申請（同法第19条の2）を行い、出入国在留管理庁の確認を得ておくことをお勧めします。就労資格証明書は、会社と本人が転職後の職務内容を確認する意味でも有用です。現在の在留資格の範囲外の職務で採用する場合には、在留資格変更許可申請（同法第20条）を行い、許可を得てから就労を開始させます。

留学生を新卒で採用する場合

在留資格「留学」の学生を卒業後に採用する場合には、在留資格「技術・人文知識・国際業務」等への変更許可申請を行います。申請は卒業前（通常は卒業年度の12月頃から）に行うことができ、卒業証明書又は卒業見込証明書、成績証明書、雇用契約書等を提出します。許可が卒業後になる場合、本人は在留資格の変更が許可されるまで就労することができませんが、申請中であれば、特例期間として卒業後も適法に在留することができます。在留資格「留学」のまま就労を開始させることはできません。内定から入社までの間にアルバイトとして就労させる場合には、資格外活動許可の範囲内（週28時間以内）である必要があります。

申請取次と専門家の活用

在留資格に関する申請は、本人又は受入れ機関の職員が行うほか、出入国在留管理局長に届け出た弁護士又は行政書士（申請取次者）が本人に代わって申請書類を提出することができます。当事務所では、必要に応じて申請取次の資格を有する専門家と連携して対応します。

第4段階　雇入れ後の届出

外国人雇用状況の届出

すべての事業主は、外国人を雇い入れた場合、その氏名、在留資格、在留期間等を公共職業安定所長に届け出なければなりません（労働施策総合推進法第28条）。雇用保険の被保険者となる場合には雇用保険被保険者資格取得届に在留資格等を記載して翌月10日までに、被保険者とならない場合には外国人雇用状況届出書により翌月末日までに届け出ます。離職の際にも届出が必要です。

社会保険の加入手続

健康保険、厚生年金保険、雇用保険及び労災保険は、国籍を問わず、加入の要件を満たす従業員に適用されますので、日本人従業員と同様に加入手続を行います。厚生年金保険については、母国に帰国する際の脱退一時金の制度や、社会保障協定の締結国の出身者に関する特例がありますので、本人に情報を提供します。

受入れ機関としての届出

中長期在留者の受入れの開始については、出入国在留管理庁長官への届出の努力義務があります（入管法第19条の17）。技能実習及び特定技能の受入れ機関には、それぞれの制度に基づく届出義務があります。

手続上の留意点

第一に、在留資格の許可が得られる前に就労を開始させないことです。これは不法就労助長罪（入管法第73条の2）に直結します。第二に、在留資格の申請に虚偽の内容（実際とは異なる職務内容、報酬額、学歴等）を記載しないことです。虚偽の申請は、本人の在留資格の取消しと会社の信用の失墜を招き、その後の申請にも影響します。第三に、採用に要する費用（渡航費、申請費用等）を本人に負担させ又は賃金から控除する場合には、労働基準法第24条の全額払の原則及び第16条の賠償予定の禁止に反しないよう、事前に法的な確認を行うことです。第四に、在留期間の満了日を台帳で管理し、更新の申請を適時に行うよう本人に促すことです。

弁護士に相談する時期と、費用の考え方

外国人の採用を検討する段階で、採用しようとする職務がいずれの在留資格に該当するか、候補者が要件を満たすか、雇用契約書にどのような条件を定めるかについて御相談いただくことで、採用後に就労できないという事態を避けることができます。当事務所では、使用者側の立場から、在留資格の該当性に関する助言、雇用契約書及び労働条件通知書（多言語）の作成、採用に関する社内規程の整備、並びに採用後の労務管理及び紛争への対応を取り扱っています。在留資格の申請手続そのものは、必要に応じて申請取次の資格を有する専門家と連携します。費用は、御相談の内容と関与の範囲に応じて事前に御説明します。

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よくあるご質問

在留資格の許可が下りる前に雇用契約を締結してもよいですか。

差し支えありません。在留資格の申請には雇用契約書が必要となるため、契約の締結が申請に先行します。許可が得られることを条件として契約が効力を生ずる旨と、許可が得られなかった場合の取扱いを契約書に定めておいてください。許可が得られる前に就労を開始させることはできません。

他社で働いていた外国人を採用する場合、在留資格の手続は必要ですか。

職務が現在の在留資格の範囲内であれば変更の許可は不要ですが、本人は14日以内に契約機関に関する届出を行う必要があります。疑義がある場合には就労資格証明書の交付申請により確認することをお勧めします。職務が範囲外であれば、在留資格変更許可を得てから就労を開始させます。

留学生の内定者を、卒業前からアルバイトとして働かせることはできますか。

資格外活動許可を受けている場合に、週28時間以内（教育機関の長期休業期間中は1日8時間以内）の範囲で可能です。在留資格「留学」のまま正社員として就労させることはできず、卒業後は在留資格の変更許可を得るまで就労できません。

採用に要した渡航費や申請費用を本人に負担させることはできますか。

本人が負担する旨を合意することは直ちに違法ではありませんが、賃金から控除する場合には労働基準法第24条の全額払の原則に反しないよう労使協定等の要件を満たす必要があり、退職した場合に返還を求める定めは同法第16条の賠償予定の禁止に反するおそれがあります。技能実習及び特定技能の制度では、本人に負担させることができる費用に制限があります。事前に法的な確認を行ってください。

雇い入れた後に、会社が行う届出は何ですか。

外国人雇用状況の届出（労働施策総合推進法第28条）が義務です。雇用保険の被保険者については資格取得届に在留資格等を記載し、被保険者でない者については外国人雇用状況届出書により届け出ます。社会保険の加入手続は日本人従業員と同様に行います。

まとめ

外国人の雇用手続は、採用しようとする職務と候補者の在留資格の該当性の確認、在留資格の許可を条件とする雇用契約の締結と理解できる言語による労働条件の明示、在留資格認定証明書の交付申請又は在留資格の変更許可申請への協力、及び雇入れ後の外国人雇用状況の届出と社会保険の加入手続という4段階で進めます。許可が得られる前の就労の開始、虚偽の申請、在留資格の範囲外の業務への従事は、いずれも会社に重大な責任を生じさせます。採用の検討の段階で、使用者側の労働問題を取り扱う弁護士に御相談ください。